Microsoft Office Word 2007
Et innføringskompendium av Kjetil Østereng (kjetil.ostereng@gmail.com), laget for studenter og ansatte ved Høgskolen i Østfold (2008).
Laget med bakgrunn i Magnus Nohrs kompendium for Microsoft Office Word 2000, som anbefales som supplererende lesing der dette kompendiet kommer til kort!
Dette er et multimedialt kompendium, i den grad at det
gjennom hele teksten ligger pekere til videosnutter med praktisk instruksjon om
hvordan man kan utføre forskjellige prosesser. Er du tilkoblet Internett kan
det være svært nyttig å følge disse pekerne for en grundigere gjennomgang av
flere av funksjonene. Ikke alle videosnuttene som er tilgjengelige på nett er
linket opp fra dette dokumentet. Gå til http://www.fag.hiof.no/lu/fag/ikt/arbeidskrav/wordoppgave.htm
for å se alle.
Innhold
1 Generelt
om Word og kompendiet
4.2 Lag egen ”Verktøylinje for hurtigtilgang”
8 Sette inn bilder og objekter
8.1 Bilder, SmartArt og WordArt
1 Generelt om Word og kompendiet
I følge Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word) ble Word første gang lansert i 1983. I dag foreligger programmet under navnet Microsoft Office Word 2007, og er vel mer eller mindre den dominerende tekstbehandleren på markedet. Fra versjonen som kom i 2003 og til i dag er det et stort hopp, spesielt i hvordan man arbeider med programmet. Det er også en del nye funksjoner, og noen av dem tar vi med mot slutten av teksten.
Dette kompendiet er basert på praktisk jobbing med programvaren. Det er delt inn slik at det forhåpentligvis skal være mulig å gjøre oppslag i det, for å kjapt finne det man er på jakt etter (eller lurer på). Kompendiet tar utgangspunkt i norsk versjon av Word 2007, men har du programmet på andre språk skal de aller fleste funksjoner ligge på samme sted, selv om de nok har egne eller ulike navn.
Kompendiet er basert på en datamaskin som kjører Windows Vista. Det gjør at enkelte vinduer og annen grafikk ser litt annerledes ut enn på for eksempel Windows XP, men funksjonaliteten er stort sett helt lik.
1.1 Tenk annerledes
En ting det er viktig å ha med seg, er å tenke litt annerledes i forhold til hva man har gjort med tidligere utgaver av MS Office, og Word spesielt. Nær sagt alle funksjoner er flyttet om på, og det har blitt jobbet med å få funksjoner man bruker ofte til å ligge ”langt framme” for oss som brukere, slik at vi skal slippe å bla oss langt ned i forskjellige menyer og undermenyer og menyer under dem igjen for å finne fram. Bruk båndet og hjelpefunksjonen, og du er allerede kommet et lang stykke på vei for å bruke Word mer effektivt enn tidligere.
2 Arbeidsområdet
For deg som er vant til andre versjoner av tekstbehandlingsprogrammer (som OpenOffice.org, StarOffice eller lignende) eller tidligere utgaver av Microsoft Word, vil arbeidsområdet i Word 2007 virke veldig ukjent og kanskje litt skummelt. Det er allikevel veldig lett å lære seg det nye grensesnittet, da alle funksjoner er mer tilrettelagt for brukeren. Oppgaver som tidligere kanskje krevde 4-5 klikk og manøvrering i undermenyer, ligger i dag tilgjengelig på båndet og er sjelden mer enn et par klikk unna.
Dette vil altså være ditt viktigste arbeidsområde. Kompendiet er delt inn etter å produsere innhold, og formatere eller endre utseende på innholdet ditt. Visningsalternativene lar deg zoome ut og inn på arbeidsområdet, og knappene fra venstre gir deg disse valgene:
· Utskriftsoppsett (normal visning, samsvar mellom skjermbildet og utskriften)
· Fullskjermvisning (god for lesing av dokumenter, viser to og to sider)
· Weboppsett (for produksjon av websider i Word)
· Disposisjon (punktliste for disponering av dokumentet)
·
Kladd (viser kun tekst, ikke bilder og lignende)
2.1 Office-knappen
Office-knappen
skjuler mange av de grunnleggende funksjonene som før lå direkte på
verktøylinja i Word (2003). Når man klikker på Office-knappen øverst til
venstre i skjermbildet, får man tilgang til filbehandlingsfunksjoner som ikke
har noe med utseende på teksten å gjøre.
Under hvert av hovedvalgene som har en pil ved siden av seg, åpnes det en liste med alternativer. Du behøver ikke klikke på pilen, bare før musepekeren over alternativet og undervalgene vises. Valgene som ikke har noen pil settes i gang med en gang du klikker på dem.
2.1.1 Nytt dokument
2.1.2 Lagre
Når du skal lagre et dokument, har du flere muligheter:
· Trykke på disketten like til høyre for Office-knappen
· Trykke på Office-knappen, og velge Lagre
· Trykke på Office-knappen, og velge Lagre som
Hvis det er første gang du lagrer dokumentet, vil Word stille deg spørsmål om hvor du vil lagre dokumentet, og hva du vil kalle det, uavhengig av hvilke av de tre punktene over du velger. Hvis du allerede har lagret dokumentet, vil de to øverste valgene lagre den versjonen du holder på med akkurat nå, og dermed overskrive eldre, lagrede versjoner med det samme navnet. Hvis du derimot velger lagre som, kan du lagre dokumentet ditt med et annet filnavn, og på den måten beholde det dokumentet du allerede har. ”Lagre som” lar deg altså lagre dokumentet ditt på nytt, fortrinnsvis med nytt navn.
2.1.3 Åpne
For å åpne dokumenter kan du gjøre en eller flere av følgende valg:
· Dobbeltklikke på et dokument gjennom filbehandleren i Windows Utforsker eller lignende
· Dra et dokument fra Utforsker og slippe det i et tomt Word-vindu
· Trykke på Office-knappen og velge Åpne, og bla deg fram til dokumentet derfra.
2.1.4 Utskrift
For å gjøre en utskrift av dokumentet ditt, trykker du på skriv ut. Hurtigtasten til dette menyvalget er CTRL+P, og du får opp et dialogvindu som lar deg sjekke eller redigere innstillingene for utskriften av dokumentet ditt. Du kan også få opp en forhåndsvisning
3 Hjelpefunksjonen [Se film]
Den kanskje aller mest nyttige funksjonen i Word er hjelpefunksjonen. Herfra kan du få hjelp til alt du måtte lure på om programmet du bruker, og i Office 2007 er store deler av hjelpefunksjonen også laget slik at du henter ned innhold fra Internett. På denne måten er hjelpeinnholdet alltid oppdatert, og gjør det forhåpentligvis lettere for deg å finne det du leter etter.
Figur 1: Knapp for hjelpefunksjon
Hjelpefunksjonen finner du på to hovedsteder. Det ene er å klikke på spørsmålstegnet øverst i høyre hjørne av programvinduet, rett under knappen for å avslutte programmet. Den andre løsningen er å trykke på tasten F1 på tastaturet. Det kan du gjøre uansett hvor i programvinduet du befinner deg, og du åpner da hjelpevinduet under:
Figur 2: Hjelpevinduet i Word 2007
4 Forstå båndet
Båndet er kanskje den funksjonen i MS Office Word 2007 som er mest spesielt, og som krever mest tilvenning. Microsoft har flyttet på nær sagt samtlige funksjoner i Word og de andre programmene i Office-pakka, og gruppert dem i to hovednivåer. Det er faner, som er plassert rett under tittellinja, og under hver fane finner man de forskjellige galleriene. Under fanen Hjem finner man for eksempel galleriene utklippstavle, skrift, avsnitt, stiler og redigering.
Båndet
er dynamisk, det vil si at det kan endre seg avhengig av arbeidsoppgavene du
holder på med. Det betyr at hvis du markerer et bilde du har satt inn i
dokumentet ditt, vil en ny fane dukke opp som samler bilderedigeringsverktøyene
i Word. Dette ligner litt på verktøylinjene som dukket opp i tidligere
versjoner, men med den fordelen at arbeidsområdet ikke blir like rotete som det
fort kunne bli i eldre utgaver av programvaren.
4.1 Office-knappen
Office-knappen har vi skrevet om tidligere, og denne komplementerer funksjonene på båndet ved å skjule de vanlige filbehandlingsfunksjonene som Åpne, lagre, skriv ut osv. Office-knappen kan ved enkelte tilfeller begynne å blinke, og da forsøker den å hjelpe deg på rett vei.
4.2 Lag egen ”Verktøylinje for hurtigtilgang”
5 Skrive inn tekst
5.1 Markøren
Når Word starter, har du et helt blankt ark foran deg på skjermen, og du kan begynne å skrive inn ny tekst. Vi kan sammenligne arket med en upløyet åker. Du kan ikke dyrke på en upløyet åker, og heller ikke skrive på steder av arket som ennå ikke er «pløyd». Du kan «pløye» plass til teksten med markøren/innsettingspunktet foran skriften, eller «pløye» nedover siden ved å trykke enter så mange ganger som du vil ha linjer nedover på arket. I normalvisning (til venstre i Visningsmodus) kan du se en strek, sluttmerket, som viser hvor langt du har «pløyd» nedover på dette dokumenter.
5.1.1 Hurtigtaster for markør
Innsettingspunktet vises som en blinkende loddrett strek. Ved redigering av tekst kan du bevege innsettingspunktet til ønsket sted i teksten ved hjelp av piltastene innenfor det «pløyde» området. Du kan også bruke musa å føre pila til ønsket sted i teksten og trykke på venstre museknapp. Merk at musepila blir sende ut som et romersk ett-tall (I) når den befinner seg inne i et «pløyd» felt i dokumentvindu.
Home Flytte innsettingspunktet til begynnelsen av linjen
End Flytte innsettingspunktet til slutten av linjen.
Ctrl+Home Flytte innsettingspunktet til starten av dokumentet.
Ctrl+End Flytte innsettingspunktet til slutten av dokumentet.
5.1.2 Merke tekst
Ved redigering av tekst må du først markere aktuelt tekstområde
· Plasser innsettingspunktet i begynnelsen av teksten som skal endres, hold venstre museknapp nede og dra over teksten. Slipp så knappen.
· Plasser innsettingspunktet i begynnelsen av teksten som skal endres, hold shift-tasten nede, og klikk i slutten av området du vil merke med venstre museknapp.
· Dobbeltklikk for å merke et ord.
· Trykk Ctrl-tasten og klikk for å merke en hel setning.
· Trippelklikk for å merke et helt avsnitt
For å oppheve merkingen trykker du på et vilkårlig sted i teksten.
· En linje - Klikk til venstre for linjen.
· Et avsnitt - Dobbelklikk til venstre for avsnittet.
· Flere linjer - Hold venstre museknapp nede og dra nedover i merkefeltet.
· Flere avsnitt - Dobbelklikk og dra nedover de aktuelle avsnittene.
·
Hele dokumentet - Trippelklikk i merkefeltet til
venstre for teksten,
eller hold Ctrl-tasten nede og
klikk.
5.1.3 Slette tekst.
Merk teksten du ønsker å slette. Trykk deretter på delete. Når teksten er merket , vil den straks erstattes av ny tekst som du skriver inn.
5.1.4 Angre endringer
Dersom du ved et uhell kom til å endre noe det ikke var meningen å endre, har du mulighet til å angre dette.
· Trykk på angre-knappen på verktøylinja (pil med bøy som peker mot venstre)
· Du kan også velge Rediger/angre innsetting fra menylinja.
Du har også mulighet til å gjenopprette det som du har angret.
· Trykk på knappen gjør om på verktøylinja (pil med bøy som peker mot høyer)
6 Endre utseendet på teksten [Se film]
Word gir deg mange muligheter til å endre på teksten du har i et dokument. Når du har markert et utdrag av tekst (eller hele teksten), kan vil du som regel få opp et eget lite vindu som tilbyr deg å endre på tekstegenskapene direkte.
Her kan du gjøre de mest vanlige justeringene, for eksempel øke eller minske punktstørrelsen på skriften din, gjøre den halvfet, midtstille den [se film] eller rykke den inn eller ut i forhold til venstremargen. Disse funksjonene har du også til en hver tid tilgjengelig fra båndet, under fanen Hjem.
6.1 Bruk av stiler
Hvis
man har en gjennomført bruk av stiler i Word-dokumentet sitt, er det utrolig
enkelt å endre utseendet veldig raskt og enkelt. Trykk på knappen Endre stiler
til høyre for Stiler-galleriet, og du får opp tre hovedvalg. Enten kan du endre
stilsettet, som endrer farger, skrifttyper og størrelser. Du kan også endre
bare på fargene, eller bare på skriftene. Bruker du stiler er du i større grad
sikret et gjennomført og mer profesjonelt utseende på dokumentet eller
dokumentene dine.
7 Justering av sideoppsett
Det er mange
sammenhenger det kan være praktisk å ha muligheten til å justere sideoppsettet
i dokumentet man jobber med. Noen ganger ønsker man kanskje egne marginnstillinger,
for eksempel hvis man skal følge den norske standarden for kontordokumenter,
NS-4129. Stikkordet her er uansett fanen Sideoppsett, som gir deg alle
relevante valg for justering av hvordan dokumentet ditt skal se ut rent fysisk. 
Legg merke til at endringer du gjør alltid kan
angres, og at det du ser på skjermen er slik det vil se ut på papir etter
utskrift.
7.1 Marger
Margene endrer du ved å trykke på kanppen Marger. Her får du opp noen foreslåtte valg, og hvis ingen av disse passer deg, kan du velge menyen nederst for å redigere dine egne marger. Her bestemmer du innrykket fra hver sidekant, og kan på den måten justere utseendet på dokumentet ditt helt og holdent etter egne ønsker.
7.2 Stående og liggende sider
Stående og liggende sider kan du justere med knappen ”Retning”. Denne gir deg muligheten til å vri siden din 90 grader, slik at den ikke blir stående på høykant.
8 Sette inn bilder og objekter
Det er lett å sette inn objekter i dokumentet ditt i Word 2007. Klikk på fanen Sett inn, og les videre!
8.1 Bilder [se film], SmartArt [se film] og WordArt [se film]
I galleriet illustrasjoner finner du funksjonen for å sette inn forskjellige elementer som kan være med å illustrere teksten din ytterligere. Klikker du på Bilde, får du opp en dialogboks som lar deg bla blant bildene du allerede har lagret på datamaskinen din. Har du et bilde du har lånt fra Internett og som du har på utklippstavlen din, kan du bare lime det inn ved hjelp av CTRL+V, og det havner hvor markøren din er plassert.
Ønsker du å sette inn et utklipp, klikker du på knappen merket Utklipp. Her får du opp et nytt vindu, som lar deg søke etter tusenvis av forskjellige illustrasjonsbilder, både grafikk og fotografier.
Figurer er tradisjonelle figurer som stjerner, piler og lignende. Legg merke til pilen på bunnen av knappen, som indikerer at det er flere undergallerier på denne knappen.
SmartArt er en ny funksjon, som lett lar deg sette inn diagrammer av forskjellig type, for eksempel prosessdiagrammer, pyramidediagrammer osv. Velg den grafikken du ønsker, og skriv teksten du ønsker på plass rett inn i diagrammet eller i dialogboksen som dukker opp hver gang du har en SmartArt-illustrasjon aktiv.
WordArt er en funksjon for å sette inn tekst av en litt mer livlig karakter. Trykk på knappen for å sette inn mer spenstige ord, valgmulighetene her er mange.
8.2 Tabeller [Se film]
For å sette inn tabeller bruker du knappen ”Tabell”. Her kan du enten velge hvor mange rader og kolonner du vil ha med en gang, ved å bruke rutenettet, klikke og holde nede musepekeren og dra deg utover til du er tilfreds. Du kan også velge valget under, ”Sett inn tabell”. Her får du en mer manuell tilnærming som lar deg skrive inn hvordan du ønsker at tabellen skal se ut.
8.3 Formler
Funksjonen for å
sette inn formler finner du helt til høyre på båndet ”Sett inn”. Her ligger det
nå en kraftig formelredigerer som lar deg skrive inn formler og behandle dem
som tekst, du kan blant annet endre på skriftstørrelse, farger og font uten
problem, da ved å bruke de verktøyene du allerede kjenner til for redigering og
formatering av tekst.
9 Automatiske felt
9.1 Topptekst og bunntekst [Se film]
I Word 2007 er det lettere enn noen gang å sette inn topptekst og bunntekst i et dokument. Dette er tekstfelt som havner på alle sidene i dokumentet ditt, med mindre du sier ifra at du ikke ønsker det på forsiden. For å sette inn topptekst/bunntekst trykker du på Sett inn på båndet, og velger Topptekst og bunntekst.
9.1.1 Sidetall [Se film]
Innsettingen av sidetall finner du ved siden av topptekst/bunntekst under Sett inn-fanen på båndet. La enten Word bruke en av de automatiske malbaserte sidetallene, eller velg ”Formater sidetall” for å gjøre det til ditt eget.
9.2 Innholdsfortegnelse [Se film]
Automatisk innholdsfortegnelse lar deg sette Word på oppgaven det er å lage en innholdsfortegnelse, men det krever litt forhåndsinnsats av deg. Gå til fanen Referanser, og velg Innholdsfortegnelse helt til venstre. Du får opp vinduet under:
Bruk
av en av de to øverste valgene for å lettest få på plass en automatisk
innholdsfortegnelse. Når du trykker på den tabellen du vil ha, plasseres den
der innsettingspunktet ditt står når du trykker.
For
at den automatiske innholdsfortegnelsen skal fungere, må du ha formatert
teksten din slik at Word forstår hvilke punkter som skal plasseres i den og
ikke. Bruk overskriftsmalene Overskrift 1, -2 og -3, og listevalget ”Liste med
flere nivåer” under Hjem-fanen på båndet. Da skal de se ut som teksten under:
Knappen
”Liste for flere nivåer” ligger i galleriet Avsnitt på Hjem-fanen. Når du
trykker på knappen får du mange valg, men det tryggeste er å velge liste med
fast nummerering nedover. Bruker du dette valget på overskriftene dine,
oppdateres innholdsfortegnelsen din automatisk etter hvert som du legger til
nye avsnitt.